各学院：
根据《教育部办公厅关于做好2014年普通高等学校录取新生复查和学籍电子注册工作的通知》（教学厅函[2014]28号）（以下简称教学厅函[2014]28号文）相关要求，为切实保护学生权益、确保招生公平公正、维护高等学校办学秩序，各学院要严格按照国家招生政策规定和学籍管理规定，认真开展新生入学资格审查，对考生纸质档案、电子档案逐一比对，严格核查,以杜绝任何学籍学历遗留隐患。学工部学生档案室（以下简称学生档案室）将组织启动2018级新生档案整理工作，开通《广东财经大学学生档案管理系统》（以下简称学生档案系统），具体事项通知如下：
档案整理前期准备工作
认真贯彻落实教学厅函[2014]28号文精神，做好档案整理前期四项准备工作。
（一）成立新生档案管理工作组
学生档案室已建立“18级新生档案管理”QQ群（875019635），请2018级新生辅导员（以下简称新生辅导员）于9月14日前加入，相关附件在群共享自行下载。
（二）在学生档案系统打印《广东财经大学2018级 XX班级在校学生名单》（以下统称《在校学生名单》）
请各学院新生辅导员在“信息门户-学工系统-学生档案管理-基本信息查询”处打印2018级各班《在校学生名单》一式两份，用于核实登记每位新生的档案材料情况。
（三）在学生档案系统打印《导入模板》
请新生辅导员在“信息门户-学工系统-学生档案管理-档案转入”处下载《导入模板》，在表头填写学院、班级以及确认《导入模板》与《在校学生名单》的学生名单是否一致，如不一致，以《在校学生名单》为标准修改。
《导入模板》内删除“广东财经大学体检表列“至”奖惩材料列”，再逐一打印每个班的《导入模板》，用于核实登记该班每位新生的档案材料情况。
（四）档案接收、核实
各学院新生辅导员请于2018年9月17日前接收2018级本科学生档案，并根据《导入模板》逐项核实档案材料（包括核实学生姓名、照片是否与本人相符以及《广东省普通高中学生档案》中的盖章），逐项做好登记，确认无误后请学生进行签名确认。在收集学生档案过程中需要注意以下三种情况:第一，学生未能按时提交个人档案，请通知学生务必于2018年10月10日前提交；第二，在核对档案材料时，若发现学生档案材料不齐全（也即原高中漏装本人高考材料），则当场要求学生于2018年10月10日前补齐相关材料或原高中缺档案材料证明；第三，在核对档案材料时，发现错装原高中阶段他人材料，则须做好登记，并告知学生本人与原高中学校联系，退回相关材料。
档案管理系统培训
学工部学生档案室将组织档案管理系统培训及档案整理指导。原定于2018年9月17日上午8：30在学工部学生档案室（第二教学楼103房）召开校本部新生辅导员的档案管理系统培训会议，因故改为2018年9月20日下午4：00，地点不变。原定于9月18日下午在佛山三水校区学工办会议室召开佛山三水校区新生辅导员的档案管理系统培训会议，会后到各学院现场档案整理工作；培训时间改为2018年9月25日下午4：00，培训地点改为厚德楼104课室。
档案整理工作
学生档案室到各学院现场指导新生档案资料核查、排放、装入档案袋、档案编号等档案整理工作。各学院应以班级为单位，按照《在校学生名单》的顺序对每位新生档案进行核对（核对时统一用黑色笔书写）。
（一）核查《入团志愿书》（遗失证明可视为入团志愿书）。
1若有，则在《导入模板》相应位置登记为“1”；
2若无，则登记为“0”，根据《高考正式报名表》明确其政治面貌：
①若为团员，则在《在校学生名单》《导入模板》备注栏注明“缺团”；
②若为党员，则备注“党员”；
③若为群众，则备注“群众”。
团员相关材料中，仅保留入团志愿书或遗失证明，其余不再放入档案袋。
（二）根据学生档案实际情况，对应档案材料目录（必备材料和补充材料）核查档案是否具备，并在《导入模板》（学生顺序与在校学生名单一致）上逐一做好登记。若具备，则在相应的位置登记为“1”；若无材料，则登记为“0”，并在《导入模板》备注栏注明缺少的材料。对有补充材料的，则用阿拉伯数字在表格“补充材料”栏登记具体份数。
凡是群众、党员、预备党员、缺团、缺档、参军、港澳生、省外生源、休学、退学、未报到注册、复学及转专业（需注明去向）等学籍异动情况者，需在《在校学生名单》（两份）和《导入模板》的“备注栏”注明异动情况。
（三）将档案信息导入系统。
在填写完毕《导入模板》并确认无误后，登陆信息门户，在“学工系统-学生档案管理-档案转入”处进行导入。
（四）整理装订“高考材料”。
广东省生源的新生高考材料，根据材料目录核对材料齐全后，比对材料中的姓名及照片，按材料目录在上、高考材料按顺序依次排放后，在材料左侧装两订;广东省外生源的新生高考材料根据实际材料装两订。
（五）填写档案编号。将全部档案材料按“团员材料”、“高考材料”依次排放并装入“普通高等学校招生考生档案袋”，在高考档案袋正面左下角用铅笔写上编号，编号为《在校学生名单》中该学生的“序号”—“学号最后两位数”。
（六）签名确认及档案捆扎。完成一个班级每个学生档案的核对及编号工作后，请参与核对工作的3人在《在校学生名单》（两份）右上方登记本班档案总份数及实际份数，并签名确认和签署日期。
《在校学生名单》共两份，其中一份作为学院与学生处学生档案室交接的凭证；另一份放在相应班级档案上面与全班档案一起捆扎，全班档案按《在校学生名单》上学号顺序排放。
（七）打印《XX学院2018级新生档案异动情况汇总表》（以下统称《异动汇总表》）、《XX学院2018级新生档案明细表》。各学院辅导员在学校“信息门户-学工系统-档案转入”下载并打印《异动汇总表》《明细表》各一式两份，并请学生逐一签名确认。
四、档案移交入库
（一）广州校区2018级本科学生档案，由各学院辅导员于2018年10月18日上午下班前，亲自送至广州校区第二教学楼103室移交入库。
（二）佛山三水校区2018级本科学生档案，请学工办负责统一安排专车，各学院辅导员于2018年10月19日上午8：30亲自随车送至广州校区第二教学楼103室移交入库。
（三）请各学院辅导员将所有班级的《广东财经大学2018级XX班级在校学生名单》、《XX学院2018级新生档案明细表》及《XX学院2018级新生档案异动情况汇总表》（按班级页码顺序分别装订）随档案一式两份移交。请在档案移交前将《XX学院2018级新生档案明细表》和《XX学院2018级新生档案异动情况汇总表》的电子版打包成压缩文件，并以“XX学院新生档案情况”命名，提前发送到邮箱1978984841@qq.com。
五、其他事项学
（一）各学院请于2018年9月17日前收集2018级本科新生档案。
（二）学生档案室现场指导、核查档案整理工作安排。
9月18日下午，学生档案室在佛山三水校区学工办会议室开档案管理系统培训会议后，到各学院现场指导档案资料整理、排序及装入档案袋等工作；
10月11-16日，学生档案室到广州校区各学院及佛山三水校区各学院开展档案整理核查工作。
（三）请各学院提前做好相关工作安排。
各学院要高度重视档案整理工作，相关辅导员提前对参加档案整理工作的人员进行培训，严肃工作纪律，并强化现场监督和指导，避免出现材料错装、漏装的情况。按规定 2018级新生不得参加本次档案整理工作，请各学院辅导员自行安排，每个新生班级档案接收、整理、核查工作都需相同三个人参加。
特此通知。
学生处
2018年9月19日
