各学院：

根据《教育部办公厅关于做好2014年普通高等学校录取新生复查和学籍电子注册工作的通知》（教学厅函[2014]28号）（附件1，以下简称教学厅函[2014]28号文）相关要求，为切实保护学生权益、确保招生公平公正、维护高等学校办学秩序，各学院要严格按照国家招生政策规定和学籍管理规定，认真开展新生入学资格审查，对考生纸质档案、电子档案逐一比对，严格核查,以杜绝任何学籍学历遗留隐患。学工部学生档案室（以下简称学生档案室）将组织启动2020级新生档案整理工作，开通《广东财经大学学生档案管理系统》（以下简称学生档案系统），具体事项通知如下：

一、 档案整理前期准备工作

（一）成立新生档案管理工作组

学生档案室已建立“20级新生档案整理工作群”QQ群（877966212），请2020级新生辅导员（以下简称新生辅导员）于9月28日前加入，相关附件在群共享自行下载。

（二）请各学院新生辅导员下载并打印2020级每个班《广东财经大学2020级 XX班级在校学生名单》（附件2，以下统称《在校学生名单》），一式两份，用于核实登记每位新生的档案材料情况。并请各学院新生辅导员在附件2中下载《导入模板》。

（三）各学院新生辅导员请于2020年9月29日上午前收齐2020级本科学生档案。

二、第一次现场指导档案整理工作

（一）学工部学生档案室于2020年9月29日下午15：30到三水厚德楼一楼现场指导新生档案整理工作，根据《导入模板》逐项登记、核实档案材料（包括核实学生姓名、照片是否与本人相符以及《广东省普通高中学生档案》、高考材料上有盖公章）。

（二）档案材料按档案目录摆放

（1）团员材料

（2）高级中等教育学籍档案

（3）中学生德育考核表

（4）综合素质评价表

（5）毕业证复印件

（6）考生报名表

（7）考生体格检查卡

（8）体育考核成绩登记表

（9）身份证、户口簿复印件

（10）补充材料

（三）根据实际情况在《在校学生名单》做相应备注（如：群众、党员、预备党员、缺团、缺档、参军、港澳生、省外生源、休学、退学、未报到注册、复学及转专业（需注明去向）以及该学生所缺的材料）。

（四）在《导入模板》表格中添加表头“广东财经大学2020XXXX班学生档案材料登记表”，然后逐一打印该表。确认无误后请学生进行签名确认。

（五）在收集新生档案过程中需要注意以下三种情况:

第一，未按时提交个人档案者，如果是广东省生源新生，应当与原高中联系自带档案，如果是省外生源新生，请辅导员与我校招办联系收齐。

第二，在核对档案材料时，若发现学生档案材料不齐全（也即原高中漏装本人高考材料），则要求学生与原高中联系，于2020年10月10日前补齐相关材料或原高中缺档案材料证明。

第三，在核对档案材料时，发现错装原高中阶段他人材料，则须做好登记，并要求学生本人与原高中学校联系，退回相关材料。

二、第二次档案整理工作

学生档案室到各学院现场指导新生档案资料核查、排放、装入档案袋、档案编号等档案整理工作。各学院以班级为单位，按照《在校学生名单》的顺序对每位新生档案进行核对（核对时统一用黑色笔书写），做好以下七项工作：

（一）核查《入团志愿书》（遗失证明可视为入团志愿书）

1若有，则在《导入模板》相应位置登记为“1”；

2若无，则登记为“0”，根据《高考正式报名表》明确其政治面貌：

①若为团员，则在《在校学生名单》《导入模板》备注栏注明“缺团”；

②若为党员，则备注“党员”；

③若为群众，则备注“群众”。

团员相关材料中，仅保留入团志愿书或遗失证明，其余不再放入档案袋。

（二）根据高考档案实际情况，对应档案材料目录（必备材料和补充材料）核查档案是否具备，并在《导入模板》（学生顺序与在校学生名单一致）上逐一做好登记。若具备，则在相应的位置登记为“1”；若无材料，则登记为“0”，并在《导入模板》备注栏注明缺少的材料。对有补充材料的，则用阿拉伯数字在表格“补充材料”栏登记具体份数。

凡是群众、党员、预备党员、缺团、缺档、参军、港澳生、省外生源、休学、退学、未报到注册、复学及转专业（需注明去向）等学籍异动情况者，需在《在校学生名单》（两份）和《导入模板》的“备注栏”注明异动情况。

（三）将档案信息导入系统。

在填写完毕《导入模板》并确认无误后，登陆信息门户，在“学工系统-学生档案-学生建档”处进行导入。

（四）整理装订“高考材料”。

学生处学生档案室统一印制《广东财经大学学生登记表》，请各学院10月10日前以班为单位发《广东财经大学学生登记表》及填表说明给每个新生填写，回收用于与高考档案材料及《入团志愿书》比对字迹。

新生高考档案材料，根据材料目录核对材料齐全后，与《广东财经大学学生登记表》比对材料中的姓名、照片及字迹，按材料目录在上、高考材料按顺序依次排放后，在材料左侧装两订;广东省外生源的新生高考材料根据实际情况，在材料左侧装两订。

（五）填写档案编号。将全部档案材料按“团员材料”、“高考材料”依次排放并装入“普通高等学校招生考生档案袋”，在高考档案袋正面左下角用铅笔写上编号，编号为《在校学生名单》中该学生的“序号”—“学号最后两位数”（如01-01）。

（六）签名确认及档案捆扎。完成一个班级每个学生档案的核对及编号工作后，请参与核对工作的3人在《在校学生名单》（两份）右上方登记本班档案总份数及实际份数，并签名确认和签署日期。

《在校学生名单》共两份，其中一份作为学院与学生处学生档案室交接的凭证；另一份放在相应班级档案上面与全班档案一起捆扎，全班档案按《在校学生名单》上学号顺序排放。

（七）打印《XX学院2020级新生档案异动情况汇总表》（以下统称《异动汇总表》）、《XX学院2020级新生档案明细表》。各学院辅导员在学校“信息门户-学工系统-学生档案-档案管理”处下载并打印《异动汇总表》《明细表》各一式两份，并请学生逐一签名确认。

四、每个新生填写的《广东财经大学学生登记表》，在校期间由辅导员保管，毕业、结业或者退学时，与其它大学期间形成的档案材料一起移交学生处学生档案室，按规定整理寄出。

五、新生档案移交入库

（一）广州校区2020级本科新生档案，由各学院辅导员于2020年10月23日上午9:00前，亲自送至广州校区旧图书馆301室移交入库。

（二）佛山三水校区2020级本科学生档案，请学工办负责统一安排专车，各学院辅导员随车于2020年10月23日上午送达广州校区旧图书馆301室移交入库。

（三）请各学院辅导员将所有班级的《广东财经大学2020级XX班级在校学生名单》、《XX学院2020级新生档案明细表》及《XX学院2020级新生档案异动情况汇总表》（按班级页码顺序分别装订）随档案一式两份移交。请在档案移交前将《XX学院2020级新生档案明细表》和《XX学院2020级新生档案异动情况汇总表》的电子版打包成压缩文件，并以“XX学院新生档案情况”命名，提前发送到邮箱3107094053@qq.com。

五、其他事项

学生档案室到各学院现场指导新生档案

（一）学生档案室到广州校区各学院现场指导新生档案整理， 第一次时间为2020年9月28日-30日，指导各学院完成每个新生档案材料接收登记、确认错漏实况及解决措施。第二次时间为2020年10月11日（星期日）晚上，指导各学院完成新生档案资料整理以及录入系统。

（二）学生档案室到三水校区各学院现场指导新生档案整理， 第一次时间为2020年9月29日下午15：30-18：00，指导各学院完成每个新生档案材料接收登记、确认错漏实况及解决措施。第二次时间为10月13日（星期二）下午15：30-18：00，指导各学院完成新生档案资料整理以及录入系统。

（三）工作要求

1、各学院要高度重视新生档案整理工作，相关辅导员提前对参加档案整理工作的人员进行培训，严肃工作纪律，并强化现场监督和指导，避免出现材料错装、漏装的情况。

2、请各学院辅导员自行安排，每个新生班级档案接收、核查及整理工作都需相同三个人参加，并且每个班必须带一台电脑、一支铅笔、一块橡皮擦、一把剪刀。

附件1：《教育部办公厅关于做好2014年普通高等学校录取新生复查和学籍电子注册工作的通知》

附录2：《广东财经大学2020级 XX班级在校学生名单》及《广东财经大学2020级 XX班级导入模板》

附录3：广州校区 2020级新生档案整理流程简图

附录4：佛山三水校区2020级新生档案整理流程简图

附件5：辅导员管理手册：《广东财经大学学生档案管理系统》操作说明

附件6：《2020年9月29日下午3：30三水校区各学院第一次整理新生档案情况表》
       （以上附件通过QQ群下载）

学生处

 2020年9月28日