各学院：

疫情防控期间，为进一步提高服务质量和工作效率，学生处将利用《广东财经大学学生档案管理系统》（以下简称学生档案系统）与各学院联动，实现学生档案信息资源共享，共同做好2020届本科生档案工作，确保其中“有报到证的毕业生、国内升学的毕业生、境外毕业生、结业学生及退学学生”（以下简称五类学生）的档案安全寄达档案收件单位。现就有关事项通知如下：

一、学生档案业务培训工作

学生处已开放学生档案系统，并于6月15日前对全体本科毕业班辅导员开展学生档案系统操作培训。

培训具体事宜另行通知。

二、2020 届本科生档案材料的收集、整理及录入工作

根据2020届本科生档案材料管理实际情况，学生处将在学校信息门户的学工系统中，与各学院共享学生档案系统平台，分工合作完成每个学生《广东财经大学学生档案目录》（附件1）中材料的收集、整理及录入工作。

（一）学生处负责收集、整理和录入《广东财经大学学生档案目录》中以下两项材料：

1．团员材料

2．高考考生材料

（二）各学院负责于6月24日前收集、整理和录入《广东财经大学学生档案目录》中以下材料：

3．广东财经大学体检表

4．广东财经大学学籍表

      5．助学贷款应届毕业生还款确认书、助学贷款应届毕业生毕业确认表以及放入档案的说明。

6．报到证

7．高校毕业生登记表

8．学位资格审核表（注：辅修学位的学生有两份）

9．学习成绩单（注：辅修学位的学生有两份）

10．大学生素质拓展成绩单

11．党员材料

12．奖惩材料 

注意：

<!--[if !supportLists]-->（1）   <!--[endif]-->请各学院按《不同就业方案类型材料收集齐全的判断标准（附件2）》收齐五类学生及暂不派遣毕业生档案材料。

<!--[if !supportLists]-->（2）   <!--[endif]-->有开设辅修学位的学院辅导员，需将修读了本学院辅修学位毕业生的《学位资格审核表》及《成绩单》，于6月24日前移交给其相应学院辅导员。

<!--[if !supportLists]-->（3）   <!--[endif]-->若毕业生有除《广东财经大学学生档案目录》之外的其他需归档材料，请在材料名称栏13-15项中填写。

<!--[if !supportLists]-->（4）   <!--[endif]-->以上资料必须逐项在相应位置录入份数，使用阿拉伯数字（如0，1，2，3等）。

三、五类学生档案接收单位信息的收集、整理及录入工作

（一） 学生处将于6月10日从省教育厅系统导出“有报到证的毕业生、国内升学的毕业生”两类毕业生的《2020届XX学院省教育厅系统EMS档案去向表》（附件3），并转发给各学院。

（二）各学院需于6月15日前将“境外毕业生、结业学生及退学学生”这三类学生的信息添加入《2020届XX学院省教育厅系统EMS档案去向表》（附件3），形成《2020届XX学院五类学生省教育厅系统EMS档案去向表》（附件4）导入学生档案系统。

境外毕业生、结业学生及退学学生这三类学生信息添加注意：

<!--[if !supportLists]-->（1）<!--[endif]-->“境外毕业生档案去向”中档案接收单位信息统一填写：

单位：广东财经大学国际交流与合作处

地址：广东省广州市海珠区仑头路21号

收件人：杨老师 ，联系电话：13676295869，邮编510320。

    （2）“结业的学生档案去向”，必须由学生本人落实档案接收单位，并提供档案接收单位的信息，填写《（学生提供）EMS寄到单位毕业生档案信息表》（附件5）发给辅导员。

    （3） 退学的学生档案去向，必须由学生本人落实档案接收单位，并提供档案接收单位的信息，填写《（学生提供）EMS寄到单位毕业生档案信息表》（附件5）发给辅导员。

（三）完成《五类学生省厅系统EMS档案去向表》导入学生档案系统后，可在学生档案系统中以班级为单位打印《广东财经大学2020届XX班学生档案接收单位信息确认表》（附件6）。并完成：

（1）学生校对本人相关信息并签名确认；

（2）学生有修改信息的，必须在学生档案系统作相应修改；

（3）档案将按照学生签名确认的上表中寄件信息，通过EMS寄达档案接收单位；

（4）上表由各学院签章后原件移交学生档案室保存备案。

四、各学院必须于7月3日前，完成全部学生档案材料装档后，五类学生档案密封EMS寄出、异动档案移交学生档案室的工作。

特殊时期，各学院自行安排时间、场地、人员，完成全部档案材料装档后五类学生档案密封寄出、异动档案移交学生档案室的工作。请各学院于2020年6月24日前，将具体时间、地点报给学生档案室，以便学生档案室安排做好现场指导、抽查工作。

具体操作如下：

（1）请各学院认真检查学生档案袋归档材料与《档案转递单》（附件7）、《EMS档案去向信封》（附件8）两表，必须为同一学生，避免误装误寄；材料核对后，将每个学生的归档材料，以《广东财经大学学生档案目录》为封面，并按《毕业生档案目录》顺序排放；《档案转递单》，由学生处学生档案室加盖“学生档案证明章”后发回学院并放在《广东财经大学学生档案目录》上面。学院将上述材料装进贴有《EMS档案去向信封》的机密信封，经学生档案室检查同意后，学院再完成封档工作。

（2）请各学院在学生档案系统生成打印《2020届XX学院五类学生EMS档案去向表（一）》（附件9），并将每个密封档案按表中序列号顺序排放。EMS公司收件员在《2020届XX学院五类学生EMS档案去向表（一）》上逐个打勾签收密封档案。此表签名盖章后原件及每个学生档案EMS收件单原件，将由学生档案室存档。

（3）暂不派遣及不能正常毕业的两类学生，称为异动学生，无需在学生档案系统中录入档案去向，档案不密封。关于异动学生的档案处理，请各学院在学生档案系统中导出《广东财经大学2020届XX学院异动学生档案情况表（二）》（附件10），各学院签名盖章后，此表原件与表中列示每个学生档案移交给学生档案室保管。

五、其他注意事项

（一） 学校已成立毕业生档案管理工作组，各学院可在学生档案室建立的“2020届毕业生档案整理群”（群号：905121460）的共享文件中，自行下载与档案整理工作相关的附件。

  （二）严格按照《档案转出信息录入流程图》（附件11）完成相关工作。请全体参与人员高度重视装档材料内容在学生档案系统中录入的规范化，确保五类学生及暂不派遣毕业生装档材料的完整性及有效性；相关人员明确责任，积极配合，做好五类学生档案接收单位信息确认及系统导入工作，确保每个学生档案安全寄达档案收件单位。

（三）请各学院务必告知学生，《毕业生登记表》及《学位资格审核表》等个人档案材料，在学生离校之后无法补办。

学生处

2020年6月5日